Instruction des dossiers :

Instruction difficile des dossiers avec les partenaires, avec des allers-retours, des retards et beaucoup de temps de perdu

Groupe de travail avec les principaux partenaires qui a permis de définir un processus commun avec des outils partagés, élaborés au cours de la démarche : dates-clefs sur l’année,  planning global commun, information mutuelle, retro-plannings détaillés internes…

Améliorations notées : 

·         Clarification des rôles de chacun

·         Organisation du calendrier, calendrier d'instruction clair permettant une meilleure organisation / dans l'ensemble, respect du rétro-planning par les ingénieurs dans la préparation des fiches, et par conséquent préparation des comités de décision plus fluide

·         Ordre du jour transmis avant les réunions. Dates butoirs fixées pour réception et envoi des dossiers.

·         Délais plus courts de réponse aux demandeurs,

·         Suivi facilité

·         Moins de pertes de temps dans la préparation

·         Moins de pertes de dossiers

·         Plus de temps pour instruire les dossiers.

·         Affichage clair du planning des comités

Reste à améliorer :

·         Le remplacement des absents (transferts de tâches)

·         Utilisation des outils de gestion communs comme le tableau en ligne, pas toujours bien mis à jour

·         Mise à jour des annexes des dossiers

·         Respect des horaires

Amélioration des autres missions : montages de projets, organisation d’événements, etc…

Site Internet peu clair et parfois périmé

Evénements (conférences, formations…) difficiles à organiser car impliquant de nombreux acteurs

Organisation détaillée de ces processus, avec des « outils » : retro-plannings détaillés, modèles de documents, fichiers d’adresse…

Une page internet dédiée a été créée

Un nouveau logiciel de gestion du site doit être fourni par le siège, ce qui nous contraint à ne pas engager de trop grandes modifications.

Retroplanning et outils pour l’organisation des événements.

Processus opérationnel et déjà utilisé à plusieurs reprises

Améliorations notées : 

·         Le processus organisation d’événement est très utile.

·         Facilité d'organisation grâce aux différents outils (calendriers, chek lists...)

·         Rétroplanning réaliste de l'organisation d'un événement / Le processus « organisation d’évènements » permet de se fixer des dates butoirs pour effectuer les tâches.

·         Répartition claire des actions à faire

·         Plus grand partage des ressources, et mutualisation de l'expérience de chacun

 Reste à améliorer :

·         Le processus montage de projet est encore peu connu donc pas encore assez utilisé

·         "accessibilité" et lisibilité des différents processus sur le réseau informatique

Organisation générale, fonctionnement en équipe :

manque de communication interne entre membres de l’entreprise.

·         Création d’une salle de convivialité

·         Actions de groupe (sorties, repas…)

·         Réunions d’équipe périodiques, 

·         Groupes de travail et ateliers sur des thématiques communes.

·         Charte Qualité - Environnement précisant les valeurs et les engagements communs.

·         Les fiches d’organisation facilitent et clarifient le « Qui fait Quoi au sein de l’entreprise ».  Elles se révèlent très utile pour l’accueil de nouvelles personnes au sein de l’entreprise

Améliorations notées :

·         Plus grande ouverture vers les autres,

·         Nette amélioration de la convivialité entre membres de l’entreprise et du travail en équipe

·         Clairement un décloisonnement s'est opéré entre les assistantes et les ingénieurs

·         Meilleure ambiance dans l’équipe globalement,

·         Meilleure transversalité entre les thèmes

·         Meilleur dialogue,

·         Ambiance plus sereine,

·         Plus d'échanges et d'interactions

·         Meilleure fluidité d'un travail en équipe

·         Pour ce qui me concerne, l'équipe fonctionnait déjà bien (réunions d'équipe, coin convivial,...) . La démarche QSE a sans doute permis de stabiliser et pérenniser un certain nombre de bonnes pratiques

·         Difficile de juger  car on manque un peu de recul. Les relations entre  ingénieurs et assistantes n’étaient pas forcément  mauvaises. Les   différentes réunions QE permettent à chacun de s’exprimer et donc de ne pas garder en soi les insatisfactions et les « rancunes »… Donc cela contribue à améliorer les relations entre les membres de l’équipe

Reste à améliorer :

·         Approfondir l'organisation du travail ingénieur/assistante

·         Faire davantage de points réguliers sur des thèmes transversaux (en réunion d'équipe)

·         Certains agents restent trop individualistes

Fonctionnement journalier :

Agenda partagé inégalement rempli

Réservations de voiture parfois mal coordonnées

Réunions désordonnées, à améliorer (préparation, déroulement, décisions, compte-rendu…)

Difficultés de coordination entre les assistantes pour répondre au téléphone en fonction des emplois du temps

Définition des bonnes pratiques à adopter dans les domaines ci-contre avec un suivi par un responsable de processus :

·         remplissage de l’agenda partagé afin de faciliter les contacts et les réunions

·         règles pour la réservation de voiture et des vélos électriques, mise en place de fiches de progrès spécifiques

·         Bonnes pratiques pour la tenue des réunions : ordre du jour, préparation, respects des horaires, centrage sur les décisions… Suivi des réunions et de leur déroulement

·         Fixation des dates-clefs de références pour tous les membres de l’entreprise

·         Bonnes pratiques de gestion du temps pour les ingénieurs

·         Clarification du rôle des ingénieurs et des assistantes

·         Téléphone : Définition d’un tableau de présence avec les règles de remplacement, projet d’amélioration du standard

Améliorations notées : 

·         Effort sur la tenue des agendas,

·         Gestion de la réponse téléphonique plus claire (qui fait quoi ?)

·         Meilleure réservation de véhicules / On se retrouve moins souvent sans voiture pour partir à un rendez-vous ! / Disponibilité effective des véhicules 

·         En tant que responsable du processus Gestion du temps, j’ai très peu de retour de dysfonctionnements. Les membres de l’équipe font à priori plus attention sur le remplissage de l’agenda partagé et sur la réservation des voitures... Mais cela reste à confirmer dans le temps

Reste à améliorer :

·         La persévérance…

·         Indiquer le lieu du rendez-vous systématiquement sur l’Agenda partagé

·         Mettre en place la procédure « accès au double des clés » prévue désormais par le processus gestion du temps / la mise en œuvre de certains outils (tableau de rangement des clés)

·         La question du standard téléphonique n’est toujours pas réglée ainsi que la répartition du standard entre assistantes. / Passer commande au prestataire de téléphonie pour mettre en oeuvre le cahier des charges

·         En cas d’absence ou congés, il faut désigner un ou une suppléante pour chaque tache.

Documentation et fichiers :

Rangement désordonné des dossiers et des fichiers dans les différents disques durs, entraînant des pertes de temps et d’informations

Rangement de toute la documentation « papier »

Rangement et sauvegarde des fichiers sur le serveur, de façon commune à toute l’entreprise.

Améliorations notées :

·         Basculement des dossiers informatiques sur le serveur avec une méthode de classement claire et partagée / le classement des fichiers électroniques dans un registre commun / Simplification de la recherche dans les répertoires /

·         Partage des fonds de dossier / Meilleure mutualisation des ressources / Lisibilité des documents et harmonisation du mode de classement / Accessibilité commune facilitant l’instruction en cas d’absence

·         Participation d'ensemble au classement papier / Des efforts conséquents sont visibles, notamment concernant le rangement dans les armoires / Les armoires contenant les  conventions d’aide sont classées par année

·         A titre personnel je continue de faire cet effort de rangement pour gêner le moins possible mes collègues qui se sont investis dans la démarche QSE

Reste à améliorer :

·         Certains n’ont pas encore classé leurs documents / que tous les agents utilisent le serveur et rangent leur documentation.

·         Homogénéiser le nommage des documents

·         Passer à la phase documents numériques

Développement durable :

Des progrès souhaitables dans la gestion des déchets, les économies d’énergie, les déplacements…

§         Groupes de travail thématique créés

o  Tri des déchets et valorisation

o  Réduction à la source

o  Energie

o  Transport

§         Suivi journalier des productions de déchet

§         Suivi trimestriel des consommations de carburant et des déplacements

§         Réduction des consommations de ressources :

o  Vélo électrique, coordination des déplacements,

o  consommations de papier

o  chauffage des bureaux

o  Développement de la visio conférence

o  Mise en place de thermomètre…

Améliorations notées : 

§         meilleur tri des déchets et notamment du papier / Tri efficace des déchets / les conteneurs pour les différents types de déchets sont bien identifiés avec un rappel d’affichage des consignes de tri

·         bonne sensibilisation sur les impacts environnementaux de nos activités qui conduisent à une modification des comportements

·         Diminution de la quantité de papier consommé

Reste à améliorer :

·         l'attention portée aux déplacements

·         les économies d’énergie

·         mieux valoriser le suivi des indicateurs environnementaux : consommables, km parcourus...

·         Généraliser les achats éco-responsables (fournitures, aliments...)

·         Je ne  suis pas bien sûr qu'il y ait vraiment eu des changements importants. Peut être une prise de conscience plus importante de l'ensemble du personnel qui était déjà bien sensibilisé